Silao, Gto.– Silao será el primer municipio a nivel estatal en contar con un sistema archivístico, el mismo que utiliza el Congreso del Estado; con esto se ahorrará tinta, papel, se homologará la manera de archivar, respetar el ciclo vital de los documentos y tiempo.
Gracias a la donación que hizo el Congreso del Estado de Guanajuato al municipio de Silao ahora contará con un software denominado SID (Sistema de Gestión Documental) en donde se sistematizarán todos los archivos que se generan en la Presidencia Municipal.
Alma Delia Trejo Caudillo, Titular de Archivo Municipal dijo que éste tiene un costo de más de 2.6 millones de pesos y se gestionó su donación por parte del Congreso del Estado para municipio de Silao.
Reconoció que el Presidente Municipal Carlos García Villaseñor y Rogelio Fabián Santoyo Guevara, Secretario del H. Ayuntamiento se dieron a la tarea de gestionar la implementación de este SID hacia nuestro municipio, con la finalidad de homologar los archivos municipales y tener acceso desde un teléfono y/o una computadora para contar con toda la información para que fluya de manera eficaz.
“Vamos a implementándolo por fases; en una primera fase se dio la capacitación a todos los directores para concientizarlos de la importancia del uso del SID; ya se entró a una segunda etapa en donde se capacitaron a 60 de los enlaces de archivo municipal para que ellos nos retribuyan con la información que se genera en cada dependencia”, explicó la titular.
Agregó que en una tercera etapa la Dirección de Tecnologías de la Información se capacitará para que sepan cómo manejar dicho programa, “vamos a vaciar toda la información de las actividades que genera cada dependencia para de esta manera ir implementando en 2 o 3 dependencias subiendo al sistema la información y así hasta llegar en su totalidad en el mes de julio o agosto, esperemos que todas las direcciones de presidencia este homologada en este sistema”; detalló la titular.
Alma Delia agregó que, “Ésta herramienta les va a facilitar su trabajo, ya que van a tener acceso desde su teléfono contarán toda su información y podrán enviar y recibir documentación”.
Para finalizar agradeció a Carlos García Villaseñor, Presidente Municipal por su total apoyo e impulso para lograr atraer mejoras al municipio en relación al archivo municipal.
Por su parte, Alberto Macías Páez, director General del Archivo del Congreso del Estado de Guanajuato, dijo que el ayuntamiento de Silao es un sujeto obligado que marca la ley de archivo que todos los sujetos obligados tienen que cumplir con 2 grandes obligaciones, una es que todas las direcciones del ayuntamiento archiven y utilicen la misma metodología y prácticas para homologar la forma de archivar como principio básico para poder ser más transparentes y tener acceso a la información expedita.
“Ahorita les dimos las herramientas para homologar la forma de archivar y les dejamos la tarea que es realizar los cuadros generales de clasificación archivística”, explicó Alberto Macías.
Enfatizó que la otra obligación es que se respete el ciclo de vital de los documentos; “en los ayuntamientos de Guanajuato son muy poco los que respetan el ciclo vital de los documentos por eso no se tienen los archivos de vanguardia; por lo que con estas herramientas se cumplen con las obligaciones que nos indica la ley de archivo”, destacó el director general de archivo.
Además dijo que con este programa se tendrá un control total de toda la información que se genera; “con este nuevo sistema que se acaba de donar al ayuntamiento se reduce el uso de papel, energía eléctrica, tinta, se reduce el uso de impresoras, escáner se tiene concentrada toda la información en una sola base de datos para cualquier rendición de cuentas, y van a poder accesar a la información desde cualquier dispositivo siempre y cuando cuentes con internet y vas a traer tu oficina virtual en tu teléfono”.
Para finalizar pidió a los funcionarios ponerse la camisa, que apoyen y que con las ganas que se vio en esta capacitación de modernizar los procesos archivísticos lograrán generar felicidad ante la sociedad y que la sociedad de Silao se sienta contenta con el ayuntamiento
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